6月 142014
 

email

講義に関して,研究室訪問に関して,研究に関して,進路に関して,自分の研究室以外の学生からメールを受け取る機会は少なくない.多くの学生は,礼儀正しい,きっちりしたメールを送ってきてくれるが,イラッとするメールを送ってくる学生もいる.メールの書き方が無茶苦茶な学生は学内の学部生に多い.これは,他大学の教員に連絡するときには流石に気を遣うし,大学院生にもなればそれなりに成長しているからだろう.

ここでは簡潔に,学生が教員にメールを送るときに守るべき最低限のルールを示しておきたい.もちろん,教員によってどこに「最低限」があるかは異なるだろうから,ここに書いてあることを鵜呑みにして教員に怒られても,私に文句を言わないようにしてもらいたい.

学生が教員にメールを送るときに守るべきルール

  1. 件名(subject)を書く
    「品質管理の配布資料について」「研究室見学のお願い」など,何についてのメールなのかが分かるように,「件名」に用件を簡潔明瞭に書くこと.本文とは別に,件名に書くこと.件名のないメールは,ゴミ箱直行かあるいは無視かという運命を辿る.
  2. 宛名(○○先生)を書く
    メール本文の最初に「加納先生」のように書くこと.他大学の教員にメールを送るなら,「○○大学 □□先生」のように書く.多くの教員は,自分宛でないメールを読むほどメール好きではない.
  3. 所属と氏名を書く
    「スーパーグローバル学科意識高いコース8回生の○○です」のように名乗ること.名前を書かなければ誰からのメールかわからない.そんなメールはスパムメールとかわらない.
  4. 必要なことを簡潔かつ丁寧に書く
    無駄に長いメールは避けるべきであり,用件を簡潔に述べること.特に何かを依頼する場合には,教員に何をして欲しいのかを具体的に示すこと.教員が曖昧なメールを斟酌してくれると思うのは甘い.また,それなりに丁寧な言葉遣いを心掛けること.
  5. 返信する
    教員からメールが来たら,メールを読んだことを伝えるために返信すること.特に何かの依頼に対応してもらったのであれば,お礼を述べること.

とりあえず,これくらいのことに気を付けてメールを書けば,教員だけでなく,企業の方など大学外の人にメールを送っても大丈夫だろう.

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